Como montar uma ordem de serviço (serviços e peças)

A montagem de serviços e peças é a parte da ordem de serviço que decide como o cliente vê o orçamento — e é onde o Oficina Flow funciona diferente da maioria dos sistemas.

Este artigo cobre a estrutura de serviços e peças dentro de uma O.S já criada, com o check-in feito.

A O.S é modular, não são duas listas

O padrão do mercado empilha tudo em duas listas: as peças em cima, a mão de obra embaixo. O cliente abre o orçamento, vê o bloco inteiro de mão de obra somado e leva o susto antes de entender o que está comprando.

No Oficina Flow você cria grupos de serviço — módulos. Cada grupo reúne a mão de obra, as peças e os serviços de terceiros daquele conjunto, com o total dele:

• Suspensão dianteira — mão de obra + amortecedores + kit
• Freio dianteiro — mão de obra + pastilhas + retífica + fluido
• Troca de óleo do câmbio — e assim por diante

Isso muda três coisas na prática. O cliente entende quanto custa cada coisa. Você vende por partes — "a suspensão fica pra depois" tira um módulo inteiro com um clique. E peça e serviço do mesmo conjunto ficam juntos, sem procurar em duas listas separadas.

Passo a passo

1. Na O.S, abra a aba Serviços e clique em Novo serviço. O que você está criando aqui é o grupo, não o serviço em si.
2. Digite o nome do grupo — "suspensão dianteira", "freio dianteiro". Se já existir, ele aparece na busca; se não, clique em Criar grupo. Digite com atenção: nome errado vira grupo novo no cadastro.
3. Dentro do grupo, escolha o que adicionar: Serviço, Peça ou Serviço de terceiro.
4. Em Serviço, escolha a mão de obra (a básica serve para quase tudo), descreva o que será feito, informe o valor da hora, a quantidade de horas e o desconto, se houver. Salve e indique o técnico responsável.
5. Em Peça, use peça de estoque se o item já estiver cadastrado, ou peça de orçamento rápido se não estiver — a diferença está logo abaixo.
6. Repita para os outros grupos. Use o botão de recolher para guardar o grupo já pronto e trabalhar no próximo sem rolar a tela.
7. Clique em Imprimir O.S para ver como o cliente vai receber: cada módulo com seus serviços, suas peças e o total separado.

Os itens podem ser reordenados dentro do grupo — arraste para deixar na ordem que fizer sentido apresentar.

Peça de estoque ou peça de orçamento rápido

Na hora de montar o orçamento, quase nunca a peça já está no estoque. É para isso que serve a peça de orçamento rápido: você cria o item na hora, dentro da O.S, sem criar produto no cadastro.

A peça de orçamento rápido só existe dentro da ordem de serviço. Ela não suja o seu estoque.

Ao criar, marque salvar nas peças rápidas para uso futuro — na próxima vez que digitar "amortecedor dianteiro" ela já aparece pronta. O custo é opcional, mas preenchê-lo faz a O.S já calcular a margem e o lucro.

E há um segundo motivo, menos óbvio: o nome. Na nota do fornecedor a peça vem com o nome de outro carro — o mesmo amortecedor às vezes serve para dez modelos. O cliente lê aquilo na O.S e desconfia que puseram peça errada no carro dele. Com a peça de orçamento rápido você escreve Amortecedor dianteiro, que é o que ele precisa entender.

Peça não associada: o vermelho que vira verde

A peça de orçamento rápido nasce marcada em vermelho, como peça não associada. Ela não trava a O.S, mas para faturar ou emitir a nota fiscal é preciso associar: clique no aviso, procure o item real no estoque e clique em Vincular peça.

A partir daí:

• A O.S e a nota fiscal saem com o nome amigável
• O estoque dá baixa no item correto
• O custo passa a vir do estoque, sobrescrevendo o que você digitou

Esse último ponto vale destacar. No vídeo, o fluido de freio estava com custo de R$ 34,00 digitado na mão; assim que foi vinculado, a aba Gestão passou a mostrar R$ 43,91 — o custo real da compra. Se você lança as entradas no estoque direito, não precisa digitar custo nenhum.

Para conferir ou desfazer, o mesmo menu permite desvincular. Passando o mouse sobre a peça verde, o sistema mostra a qual item do estoque ela está ligada.

Serviço de terceiro

Retífica de disco, torno, o que sai da oficina: em vez de lançar como serviço próprio, use Serviço de terceiro. Além do valor cobrado do cliente, informe o custo e o fornecedor que executa.

Vale cadastrar o parceiro fixo como fornecedor — assim a O.S registra quem fez o serviço e calcula o lucro real, não só o faturamento.

Um técnico por serviço, uma comissão por técnico

Cada serviço tem seu próprio campo de técnico. Se um profissional fez a desmontagem dos amortecedores e outro fez o alinhamento, cada um recebe a comissão do que executou.

Por isso vale quebrar os serviços em vez de lançar um único bloco de mão de obra: em serviço grande é comum um técnico pegar a frente e outro a traseira, e só a divisão permite medir e remunerar isso corretamente.

Aprovar e rejeitar itens

A aprovação é opcional e não trava nada — nem a falta dela, nem a presença. Na maior parte dos atendimentos não se usa. Ela vale em serviço grande, em que registrar a aprovação formal do cliente protege a oficina.

Quando o cliente recusa um item, rejeitar é melhor que excluir. Ao rejeitar, o sistema pergunta como foi a recusa — WhatsApp, pessoalmente, ou por link enviado ao cliente. O item sai da lista, mas continua registrado: ative Mostrar rejeitados para vê-lo riscado, e use Imprimir O.S com rejeitados para levar isso ao papel.

É o registro de que a bomba d'água vazando foi oferecida e o cliente não quis trocar.