Como conciliar nota fiscal de uso e consumo

Uso e consumo é o material comprado para a própria oficina, não para revenda. A conciliação registra a entrada, define a categoria financeira do gasto e gera o contas a pagar.

A classificação correta é o que faz o valor aparecer na categoria certa do relatório financeiro.

Passo a passo

1. Vá em Estoque → Notas fiscais e abra a nota.
2. Clique em Conciliar.
3. Em destino, troque de revenda para uso e consumo.
4. Em cadastro do consumível, escolha: buscar um existente, gerar um cadastro ou lançar sem cadastro.
5. Informe a categoria financeira do contas a pagar — insumos de oficina, insumos de escritório, manutenção predial, entre outras.
6. Em financeiro, lance o contas a pagar: valor, vencimento e forma de pagamento.
7. Havendo frete pago por fora da nota, informe valor, vencimento, forma de pagamento e fornecedor.
8. Clique em confirmar.

O sistema registra quem conciliou e quando.

Veja como habilitar a busca automática de notas fiscais de compra para as notas chegarem sozinhas. Sem ela, é possível importar o arquivo XML da nota.

Os três destinos

• Revenda — produto que será vendido ao cliente.
• Uso e consumo — material usado pela própria oficina.
• Imobilizado — bens duráveis, como ferramentas, elevador, compressor ou notebook.

A distinção altera o relatório financeiro. Uso e consumo entra como despesa integral no mês da compra; imobilizado é lançado como bem e depreciado ao longo do tempo. Um equipamento de valor alto lançado como uso e consumo consome o resultado de um mês só.

Defina com a sua contabilidade o critério de valor que separa uso e consumo de imobilizado.

Com cadastro ou sem cadastro

• Gerar cadastro — para o que é recomprado com regularidade. Cria histórico de custo e permite acompanhar a variação de preço entre fornecedores.
• Lançar sem cadastro — para compras esporádicas. Registra a compra sem criar produto.

Ao lançar sem cadastro, use uma descrição específica o suficiente para ser reconhecida depois no lançamento financeiro.

Categoria financeira

A categoria define onde o gasto aparece no relatório. Contabilmente, insumo de oficina é o que se consome para executar um serviço; gastos com a estrutura da empresa pertencem a outras categorias, como manutenção predial ou insumos de escritório.

Na dúvida sobre a categoria de um item, consulte a sua contabilidade.

Depois da conciliação

O contas a pagar fica registrado com o número da nota e o fornecedor. Quando o pagamento for identificado na conciliação bancária, o título passa de atrasado para baixado.

Veja como criar caixas e bancos, que é onde as contas da oficina são cadastradas.